petrmara’s posthaven

Myslím, že asi každý člověk, který se snaží v dnešní době rozumným způsobem přežít, zažil ten pocit, kdy celý den dře, tvrdě maká a přitom večer si připadá, že vlastně nic nestihl, spoustu věcí musel přeložit na zítřek a navíc mu přibylo tolik úkolů, že nemá nejmenší tušení, kdy se k nim dostane. Problém není v tom, že bychom dělali málo, ale spíše ve špatném uspořádání priorit a sil. Díky následujícím tipům by se vám mohlo podařit tyto pocity eliminovat a dostat se do stavu, kdy toho hodně uděláte a navíc budete mít i ten bonusový pocit, že si to můžete vychutnat a uvědomit.

1/ Zachraňte dopoledne!

Každý z nás má v průběhu dne časovou zónu, kdy pracuje nejefektivněji. U mě je to ráno a dopoledne. Jakmile zjistíte, kdy máte "své hodiny", chraňte je! V mém případě se každé dopoledne snažím věnovat jedinému projektu a co nejvíce jej posunout dopředu. Nestahuji emaily, nekoukám na twitter a rozhodně nezapínám ICQ. Základním cílem je se na 2-3 hodiny ponořit do projektu a dát do něj maximum. Tento stav je také nazýván "Zone" a nejdůležitější je se v něm udržet co nejdéle. Přestanete vnímat okolí, ponoříte se do problému a jste extrémně efektivní.

2/ Plánujte den dopředu

Ačkoliv se mi líbí GTD, mám k němu pár výhrad, které celkem dobře eliminuje ZTD a Closed list (pokud neznáte, googlujte). Abych byl konkrétní, vždy si večer nadefinuji, co chci následující den stihnout - určím jeden primární projekt, kterému se budu věnovat + samostatné úkoly, které jsou zvládnutelné v cca 4 hodinách. To je můj prioritní cíl pro následující den a pokud si jej navolím dobře, do večera stihnu to, co jsem si předsevzal a nepřijde pocit frustrace z promrhaného dnu. Zbývající pracovní hodiny mám na schůzky, emaily, komunikaci a akutní úkoly, které se objeví

3/ Dělejte to, co je důležité, nikoliv nutné

To je základ a také důvod, proč hned po ránu nestahuji emaily. Protože bych už celý den nic jiného nedělal a jen odpovídal. To není ideální průběh dne. Určete si priority, ty vyřiďte a pak se věnujte věcem akutním. Samozřejmě zde vždy musíte vycházet z vlastní pracovní reality, ale pokud celý den jen budete řešit akutní problémy, nikdy se neposunete z místa. Ideální je půl dne věnovat projektům a dlouhodobějším cílům a ve zbytku řešit úkoly, které se objeví během dne.

4/ Naučte se pracovat s emailem

Email je mor, o tom není pochyb a psal jsem na toto téma již jeden článek. Mé rady jsou - mějte jediný účet, který můžete kdykoliv kontrolovat přes web. Já preferuji GMail a cca jednou za hodinu se do schránky podívám přes webové rozhraní, abych věděl, zda se buď nestal opravdu zásadní problém, který vyžaduje mou reakci, nebo zda se neobjevila zpráva, kterou musím delegovat. Tato kontrola zabere chvilku a jedná se pouze o kontrolu, pokud nenarazím na email, který by odpovídal výše uvedeným podmínkám, obsah mé schránky okamžitě zapomínám. Email až před polednem stahuji do počítače a vyhrazuji si cca 1 hodinu na zpracování, kdy opravdu každý email přečtu a buď jej okamžitě vyřeším, což je ideální a u akcí do pár minut realizovatelné, nebo si v iCalu nadefinuji, kdy je zpracuji. Nikdy nepoužívejte email jako To-do list. Zažnete se ztrácet! Stejný proces podle situace opakuji ještě odpoledne a večer.

5/ Naučte se správně komunikovat

Je neuvěřitelné, kolik času ztrácíme na schůzkách, kde se skoro nic nevyřeší a mele se hodinu o tom samém. I když řada klientů je stále fixována na osobní schůzky, minimálně ve svém týmu se snažím maximálně využívat telekonference a přesné definování projektu v psaném textu. Zpravidla stačí dobře projekt popsat + připravit grafickou dokumentaci a přitom se s druhou stranou vůbec nevidět - tento druh komunikace vám umožňuje jít přímo k problému a k definici cílů a dalších kroků bez zbytečné omáčky. Funguje to skvěle, když jsem v zahraničí (výhoda toho, že se prostě na schůzku nemůžete dostavit) a totéž se snažím dělat, i když jsem v Praze. Ačkoliv mám rád přímou komunikaci, v určitých situacích se jí snažím vyhnout a šetřit čas.

6/ Zapomeňte na multitasking

Kdysi jsem si myslel, jaký jsem velký frajer, když jsem zvládal dělat několik věcí najednou. Ve finále si uvědomíte, že to je ta největší blbost, co můžete udělat. Vždy se snažte dělat jednu věc v jeden okamžik, jakmile rozmělníte svou pozornost mezi více věcí, stanete se méně efektivními a ani jeden z podnětů nezíská vaši plnou pozornost, což se projeví i na výsledku.

7/ Poznejte svoje nářadí

Stejně jako truhlář musí mít dobrý přehled o tom, jaké nářadí kdy a jak použít, i my, nomádi 21. století, musíme vědět, jak efektivně pracovat. Respektive vědět, co nám naše zařízení nabízejí. Snažte se maximálně využít a poznat svůj operační systém, mobilní telefon, webové služby z vaší oblasti a podobně. Není nic horšího, než když píšete zprávu ve Wordu 15 minut jen proto, že stále hledáte stejné funkce v menu. Naučte se klávesové zkratky, učte se od zkušenějších a místo neustálého nakupování nového a nového software se soustřeďte na ten program, který je jednoduchý, nabízí požadované funkce a již jej znáte. Keep it simple!

8/ Mějte svou mantru

Osobně používám mantru v podobě krátkého textu, který se mi každý den objeví na displeji počítače a ve kterém mám jasně nadefinované priority pro dané životní období. Může to být jedna věta, která vám každé ráno připomene, že vaším cílem je za následujících šest měsíců dotáhnout svůj startup a spustit jej. Nebo si chcete jen připomenout, co je pro vás v životě nejdůležitější a přitom na to v pracovním shonu zapomínáte. Nebo vám mantra může pomoci připomenout, jaké jsou vaše dlouhodobé cíle. V každém případě se jedná o informaci, která by vás měla dostat z aktuálního stresu a přepnout váš mozek do toho správného režimu. Takový menší myšlenkový restart. Pro mě osobně je mantra silná zbraň a vřele doporučuji mít vlastní mantru, či chcete-li kodex, který si každý den připomenete! Dokáže vás vytrhnout z aktuálního stresu a podívat se na věci z odstupu.

9/ Buďte sami sebou

Jsme jenom lidi, nikdo z nás není robot a žádný systém, ať je to GTD, ZTD, 7 habbits či cokoliv jiného vás nezachrání. To musíte sami tím, že si najdete vlastní cestu, do které ovšem můžete tyto nástroje implementovat (a já vám to vřele doporučuji). Hledejte, zkoušejte a to, co funguje, používejte. A jak jsem řekl, nejsme roboti, když už něco nestíháte, zkuste být upřímní a sami sebou. Z mé zkušenosti to druhá strana ocení více, než když slibujete hory doly a vymýšlíte si.