Fast Forward... rok 2007... Po více než deseti letech s touto neuvěřitelnou technologií přichází rozčarování. Zmizela radost z každé zprávy. Nutnost přijmout 100 až 150 emailů denně se rovná práci, která zabírá 4 a více hodin denně. Hell on Earth! Znáte to? Jakmile se dostanete do situace, že ráno stáhnete emaily a váš emailový klient se vám taktně snaží naznačit, že jich je pouhých 75, začnete pochybovat, že se chováte jako dospělý rozumný člověk. To mám celý den odpovídat na emaily?Prošel jsem si tím. E-mailový ping-pong nemůžete vyhrát. Čím více emailů generujete, tím více se bude vaše schránka hromadit odpovědmi. Vyhrát můžete jedině tak, že veškerou emailovou komunikaci zrušíte. Pokud to není váš záměr, ukážu vám, jak mít hru zvanou emailový ping-pong alespoň pod kontrolou.1. Stahujte emaily dvakrát denně! Ne, nedělám si legraci. Jednou dopoledne (třeba v 11 hod.) a pak odpoledne kolem 16. hodiny. Do zmíněných 11 hodin je nejdůležitější část dne, kdy můžete udělat nejvíce práce, kterou v návalu toho, co přijde odpoledne (emaily a telefony), již s největší pravděpodobností nemůžete zvládnout. Do 11 hodin udělejte to, co je v ten den nejdůležitější. Do karet vám hraje to, že v tomto čase je člověk nejaktivnější, může se dobře věnovat kreativním činnostem a to, co vám zabere dvě hodiny dopoledne vám může zabrat až dvojnásobek, když se do toho pustíte pozdě odpoledne.V jedenáct stáhněte emaily a vyhraďte si dost času, abyste je stihli zpracovat, zareagovat na ně a drobné úkoly rovnou provedli (hodina až hodina a půl vám musí stačit). Tím dáte druhé straně dost času na to, aby do čtvrté hodiny zareagovala a vy si můžete přečíst odpověď ve druhém kole. Pokud to jen trochu jde, chraňte si volné dopoledne a příchozí hovory na váš telefon směřujte do schránky.2. Nainstalujte si rozumný Spamfilter!V době, kdy více jako 80 % emailové komunikace tvoří spam, je základ mít nainstalovaný spamfilter. Osobně jsem vsadil na služby Google a spam filtruji přímo na serveru. Ano, občas nějaký email nedorazí. On taky nikdo netvrdí, že email je sofistikovaný způsob výměny zpráv po internetu. Není, ba naopak, už aby přišla nějaká inteligentní náhrada, u které nebude tak jednoduché vytvořit podvrh a posílat zprávy pod cizí adresou. Do té doby se vzhledem k útoku spamu musíme smířit tím, že dochází k určitým obětem.
3. Nereagujte na zbytečné emaily!Přijde vám email, o kterém víte, že jej nikdy nebudete řešit? Smažte jej, soustřeďte se pouze na věci, které jsou důležité. Vaším úkolem není reagovat na každý email, který vám dorazí. Chraňte si svůj čas!4. Nekontrolujte emaily v mobilu!Závislost na emailu se projeví také tak, že si necháváte zprávy stahovat každou minutu do svého telefonu. Šílenost! Pokud chcete vidět opravdové blázny, leťte do Kalifornie, půjčte si auto a zajeďte přes poledne do nějaké restaurace v Silicon Valley na oběd. Sledujte blázny, co mají po ruce BlackBerry, které jim každých pár vteřin pípá a signalizuje novou zprávu. Místo příjemného tlachání s přáteli ťukají do telefonu. Ne, takhle opravdu skončit nechcete.5. Nenechávejte emaily stahovat automatickyVy si určete, kdy stáhnete celý balík emailů. Nenechte se "buzerovat" počítačem, že došla další zpráva. Pouze vás to vyrušuje od práce!
6. Naučte se opět telefonovatNevěřili byste, jak je jednodušší vše vyřešit po telefonu. Když vám dorazí email, který na první pohled bude vyžadovat několik výměn odpovědí, raději zavolejte a po skončení hovoru pošlete jen "výsledný report" druhé straně. Oba tak budete mít podklad a důkaz toho, o čem jste mluvili.7. Stručně, stručně, stručně! Jděte rovnou k věci, snažte se své zprávy zestručnit. Používejte nástroje, které automaticky doplňují části textu, abyste je nemuseli neustále datlovat na klávesnici. Například takový TextExpander pro Mac OS X je úplně ideální.8. Když už si email přečtěte, reagujte!Nenechávejte emaily vyhnít. Když už si jej jednou přečtete, rozhodněte se, co s ním. Smazat? Odpovědět? Přeposlat dál či delegovat? Cokoliv, hlavně nedělejte to, že si jej přečtete a řeknete si, že se rozhodnete později. Ztráta času. Když už jste si vyhradili čas na čtení a reagování na emaily, tak jej využijte.9. Dodržujte první pravidlo!Ještě jednou, dodržujte první pravidlo. Ano, taky to znám, první co ráno uděláte, zkontrolujete emaily. Poslední co uděláte před spaním? Zkontrolujete emaily. Tohoto návyku se těžko zbavuje, ale jinak to nejde. Pokud nechcete být "e-mail addict", držte se prvního pravidla. Pokud je to z hlediska vaší práce nemožné, stahujte emaily 3x denně (10:00, 13:00, 16:30). To musí stačit každému.
10. Nebojte se, Svět se nezboří! A pokud ano, určitě za to nebudete moci vy.Nebojte se, když na email odpovíte o pár hodin později, svět se nezboří! Nezapomeňte, email je jen druh komunikace, není to životní náplň. Vaším úkolem není do pěti minut odpovědět.
