petrmara’s posthaven

Rychlost dnešního světa je neuvěřitelná. Denně jsme pod návalem nových a nových informací proudících do naší hlavy z televize, novin, emailů, internetových zpravodajství, blogů a telefonních hovorů. A abychom se prosadili, musíme tyto informace umět rychle zpracovat a vědět, jak s nimi naložit. Dokázat odhadnout, co je a co není důležité. Zkuste porovnat svou dnešní práci a životní styl s tím, jak pravděpodobně vypadal před příchodem internetu a mobilních telefonů. A to je jen pár desítek let zpátky!

Když už v ničem jiném, určitě se naše doba oproti minulosti bude lišit v množství stresu, který musím denně podstoupit. A abyste stres zvládli, nebo jej alespoň potlačili, potřebujete systém. Musíte se naučit reagovat na nával emailů, zvládnout naplánovat projekty a zrealizovat je, potřebujete stihnout termíny. A přitom se z toho nezbláznit. Bezpochyby máte vlastní systém a vlastní postupy, které vám pomohli přežít do dnešního dne a dostat se k tomuto článku. Kniha "Mít vše hotovo" od Davida Allena vám může otevřít oči. Může vám dát tolik podnětů a rad, že z nich budete čerpat ještě dalších pět let a stále svou metodu zvládání povinností zdokonalovat. Díky této knize můžete získat přehled a kontrolu nad vaším životem.

Ovšem není to zadarmo. Vedle zcela zanedbatelné částky, kterou za knihu zaplatíte (v porovnání se ziskem, který může přijít) je potřeba zaplatit ještě jednou. A u této platby vám budou peníze k ničemu. Budete se muset změnit, přehodnotit své současné kroky, odbourat zažité zvyky a vybudovat zcela nové. Toto je ta nejtěžší část, která vás donutí k tomu, abyste si knihu přečetli více než jednou. Toto je výzva, kterou podstoupíte, pokud si tuto knihu koupíte, přečtete a zamyslíte se nad tím, co autor napsal. Máte rádi výzvy?

Kniha Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity od Davida Allena vyšla v USA již v roce 2001 a od té doby si získala fanoušky po celém světě. Autor se v ní zaměřuje primárně na techniky, jak být produktivní, jak být schopen zvládnout svou práci a přitom mít čas ještě na osobní záliby a rodinu. Téma produktivity je jádrem, kolem kterého se zmiňované postupy točí. Allen se nesnaží (podobně jako Stephen Covey) člověka měnit i v oblasti morální, nabízí mu "pouze" propracovaný systém (znám pod zkratkou GTD), jak zvládnout vše, co si předsevzal.

Jádrem metody GTD je proces složený z pěti kroků. Prvním krokem je sesbírání veškerých informací a podkladů ke všem projektům a činnostem, které člověk aktuálně řeší. Druhým krokem je zpracování těchto dat, čili rozhodování, zda lze danou činnost udělat hned (tzn. zabere méně než dvě minuty), nebo ji odložit a udělat později. Do druhého kroku patří i rozhodování, zda danou činnost vůbec realizovat, nebo např. delegovat. Třetím krokem je zorganizovaní činností. V praxi se jedná o proces, při kterém dojde k určení, kdy bude činnost realizována, vytvoření samostatných projektů stejně jako zamyslení se nad tím, co je další krokem po konkrétní činnosti. Čtvrtým krokem je pravidelné zhodnocení rozpracovanosti jednotlivých projektů, které uživateli přináší širší přehled nad svými povinnosti a zabraňuje tomu, aby se člověk ve svých projektech ztratil. Pátým krokem samotná realizace, tzn. dle aktuální situace (kde se nacházíme, kolik máme času a sil a jaké jsou priority) určit, který úkol v daném okamžiku udělat. Kniha se zabývá i dalšími aspekty efektivního plánování a timemanagementu, které se točí kolem výše uvedených procesů, které jsou pravidelně opakovány.

Cílem metody GTD není udělat z vás robota, který mechanicky zpracovává každý příchozí impulz, ale naučit vás získat stoprocentní přehled nad vším, co aktuálně děláte, nad všemi projekty, která máte rozpracované. A vědět zcela přesně nejenom, co děláte, ale především to, co neděláte. Allen vás donutí zamyslet se nad tím, proč chcete daný projekt realizovat, co vám přinese? Zeptá se vás, kde chcete být za dva roky a čeho chcete dosáhnout za deset let.

Proč? Pokud si dokážete každé ráno odpovědět na tuto jednoduchou otázku, máte vyhráno. Když nevíte, proč něco děláte, jaký má tato činnost smysl?

Nutno podotknout, že kniha přináší řadu nápadů a podnětů, jak lépe organizovat svůj život, na druhou stranu je potřeba počítat s tím, že po jediném přečtení knihy se z vás nestane v tomto směru odborník. Metoda GTD je relativně komplexní a vyžaduje po uživateli chuť se změnit a zvládnout jednotlivé techniky. Dost často v tomto směru dochází k tomu, že uživatelé po přečtení knihy do svého nastavené systému implementují nejzajímavější postupy a spíše pozměňují již zaběhnutý systém, než že by jej vyměnili za zcela nový. Na internetových diskuzních fórech lze nalézt řadu modifikací a postupů od uživatelů z celého světa, kteří si originální metodu upravili ke svému obrazu. Allenova metoda tak může velice dobře sloužit i jako inspirace, mimochodem velice zajímavě působí Zen to done, což je v podstatě metoda postavená na základech GTD, ovšem s trochu jiným přístupem.

Nepovažoval jsem za klíčové uvést v tomto textu do hloubky rozebírat metody GTD. Jednak je to příliš málo prostoru a především nemá smysl psát něco, co si stejně za chvíli přečtete v českém originále. Chcete být produktivní? Zvládat své povinnosti a přitom neusínat s pocitem, že jste za celý den nic nestihli? Zajímá vás rozvoj vaší osobnosti? Chcete získat nové podněty ke svým pracovním návykům? Pokud jste ve většině otázek odpověděli ANO, zvedněte se ze židle a běžte si český překlad Mít vše hotovo okamžitě koupit (nebo si jej alespoň objednejte online). Otázkou ve vašem případě není, zda tuto knihu koupit. Otázka zní - jak je možné, že ji ještě nemáte?

Tímto bych ještě rád poděkoval Tomášovi Baránkovi z vydavatelství Jan Melvil Publishing za zaslání překladu knihy před vydáním k recenzi. Nutno podotknout, že český překlad srozumitelnou cestou přináší čtenáři všechny myšlenky, které jsou v originální knize nastíněny. Ke dnešnímu dny byla kniha přeložena do 23 jazyků a prodalo se jí více než 650 tisíc výtisků.

David o GTD

Mé další články věnované GTD:

iCal a GTD
Mail a GTD
Kinkless GTD, předchůdce Omnifocusu
Omnifocus
Udělejte si pořádek na ploše, dle GTD

Mac aplikace zaměřené na GTD - Osobně nejvýše hodnotím propracovaný (a drahý) Omnifocus a user-friendly Things

Produktivita:
Jak zvládnout pracovní stres
Jak přežít nával e-mailů a závislost na e-mailech?